経費精算をクラウドで

悩みのタネ

経理担当者を悩ませる業務の１つに「経費精算」があります
・なかなか精算してくれない
・月末にまとめて持ってくる
・対応の為、作業を止められてしまう
・領収書に不備がある
・上司が承認したものかどうか不明瞭なものがある

しかも、
・不備がある領収書を差し戻さなければならない
・内容が不明慮な領収書を持ってきた従業員に向かって、詳細を聞かなければいけない
・すみやかに対応してくれない
これらの時間的・精神的負担は相当のものです。

従業員にもワケがある

もちろん、従業員にも言い分があります。
・手間がかかる、面倒
・（自分にとって）最優先事項ではない
・細かく聞かれるのは嫌

更に、出張時の旅費精算の場合、大量の領収書に交通費のルート検索と運賃検索の手間。
精算する前からうんざりしてしまっても無理ありません。

二者救済の道

経理担当者と従業員双方の解決策の１つとして、「経費精算システム」を利用する方法があります。もちろん、システムにより機能が異なりますので、弊社の経験をもとに述べさせていただきます。

従業員のメリット

スマホがあれば、外出先でもどこにいても経費精算が可能です。この為にわざわざデスクに戻る必要がありません。上司が不在でも、データを送信しておけば、（上司から差し戻されない限り）経費精算は上司の承認を得た後、経理へデータが届き完了します。不備があれば入力の段階でシステムが教えてくれます。よって、領収書を持って経理へ行き、不備で差し戻されることもありません。定期的に発生する経費については、あらかじめテンプレートを設定しておくことで入力の手間が省け、ラクに完了。交通費精算も出発地と到着地、移動手段を入力するだけで、システムが自動で運賃を算出しますので、短時間で完了します。

経理担当者のメリット

領収書発行日から精算可能日までの日数を設定しておくことで、それを過ぎたモノはシステムが受け付けません。よって、従業員の経費精算も必然的に早くなります。また、必要事項をきちんと入力しないと、これもシステムが受け付けません。今まで苦労した、領収書の差し戻しが無くなります。ワークフローも設定できますので、必ず上司が承認した経費のみが経理に届きます。更に、経費を本人の口座に振り込むことも可能ですので、現金のやりとりが不要になり、釣り銭間違いなども無くなります。また、領収書を持ってきた従業員に、作業の中断を迫られることもありません。

導入のポイント

経費精算システムの導入を検討する際には、
・各製品を比較し自社が抱える問題が解決できる製品
・現在使用中の会計システムとの連携が可能（＝再入力することなく、仕訳登録が可能）で、
業務効率化が図れる製品
これらが選ぶポイントになります。

今、そしてこれから・・・

新型コロナウイルスへの対応により、一気にテレワーク・ペーパーレスへの機運が高まってきました。
テレワークになった場合にそもそも精算すべき経費として何があるのか、という問題もありますが、清算する為に出社するというのはあり得ないことも確かです。
このために、経費精算もクラウド化するのは、当然の流れとなるでしょう。
「エクセルのフォーマットに経費項目を入力して印刷し、それに領収書を貼って会社へ郵送する」→「受け取った総務・経理社員が、その印刷物を見ながら、経費精算システムへ入力する」というのが、考えれば如何に馬鹿馬鹿しいことなのかわかるはずです。
このフローは実はテレワークでなくとも、今まで多くの会社で行われていたことなのですが、経費精算項目を二重入力していることが無駄としかいいようがありません。

それでも「変化」を拒む人たちへ

ただ、これまで領収書だけ経理部門に渡して、「分からないところがあったら聞いてね」という経営層の方たちから「入力するのが面倒だ」ということで抵抗することも容易に想像されます。しかしながら、それならば、領収書だけは郵送してください、というところからスタートしてもらいます。そのうちに、郵送が意外に面倒だ、と言うことに気がついてもらえれば、スマホで写真を撮って送ってください→この画面で写真を登録してください、というところに、スモールステップで進めていければ良いのだろうと思います。全てを一気に変えることはできなくとも、一部だけでもそうすることで、ドミノ倒しを狙っていきましょう。