勤怠管理システム導入支援例
2020年6月4日掲載
紙の呪縛！？
人事・労務担当者の煩雑な業務の代表として「勤怠管理」と「給与計算」があります。
何故、煩雑なのか？一言で言えば「紙」で管理しているからです。
出退勤は紙のタイムカードに打刻し、休暇申請は紙の申請書を提出。勤務シフトはExcelで管理し、給与計算はタイムカードのチェックと集計から開始。給与計算担当者は、支給日に間に合わせるために、毎月の残業が当たり前になっているかもしれません。
また、従業員の残業や休日出勤については、上司の承認制ルールのはずが、なし崩し的に運用され続け、給与締めの段階で上司が状況を把握する、というケースも多いのではないでしょうか？
ペーパーレス化が推奨されている昨今においても未だ「紙」が正しい、「紙」でなくては管理が出来ない、と、まさしく「紙の呪縛」にかかっている企業が多く存在していることは否めません。
呪縛からの脱出作戦！
弊社取引先であるＡ社より、勤怠管理の煩雑さを解消したいとのご相談がありました。
300名を超える従業員数で、多種多様なサービスを提供しており、県内外に営業拠点を置いている会社です。もちろん、従業員の勤務形態も正社員、パート、アルバイト・・・その上、勤務時間、勤務日もバラバラの多種多様です。それを「紙」で勤怠管理しているのですから、労務担当者、給与計算担当者の大変さは容易に想像できます。
ですので、もちろん弊社からは「クラウド型勤怠管理システム」の導入をご提案させていただいたのですが・・・。
脱出のお手伝い
システムを見繕ってお勧めするだけでは、お客様もどこから手を付けていいのか分かりません。また、設定の段階で嫌気が差してしまう可能性もあります。もちろん、どの組織でも抱える問題ですが、従業員間のＩＴスキルの差や、ＩＴアレルギー従業員の「拒絶」がペーパーレス化の妨げになることもあります。そこで担当者の負担を最大限軽減し、速やかに勤怠管理のクラウド化へ移行できるよう、設定から運用開始まで弊社でお手伝いをさせていただくことになりました。
脱出作戦開始！
まず、各営業所や部署、雇用形態、細かい勤務シフトの洗い出しと設定から開始しました。何しろお客様の雇用形態や勤務シフトについては、弊社側で勝手に設定することは出来ないので、先方の担当者と何度も打ち合わせを繰り返しながら設定作業を進めました。
次に、設定した条件と従業員データを紐づけ、従業員の登録を行いました。
そして従業員の方々には操作説明会を開催いたしました。ＩＴアレルギーの方にも、ＩＴスキルに不安がある方にも抵抗なくご利用いただけるよう、クラウド勤怠管理のメリットと、単純で簡単に操作ができることをご理解いただき、本番運用開始までとにかく触れて、慣れていただきました。
呪縛からの脱出成功！！
ご相談から４か月。ようやく本番運用開始となりました。
心配していた操作も、日常の打刻はスマホのタップや、カードをかざすだけ。申請も数文字入力する程度なので、問題なくご利用されています。
打刻や申請に使用されていた「紙」が無くなったこと、過去の情報が（書庫に行くことなく）すぐ見つかること、給与計算もクリック数回で完了できるようになったことに大変驚かれていました。
また管理者も、リアルタイムで従業員の勤怠状況をチェックできることから、不要な残業が無くなり、人件費の削減に繋がったとのお話しをいただきました。
「紙の呪縛」から脱出するのには、企業も業務担当者もかなりの労力が必要となります。もちろん、クラウド化にもセキュリティの問題等課題はあります。ただ、昨今の新型コロナウイルス感染防止対策の為の在宅勤務には、必要不可欠なものでもあります。
弊社は常々、業務のクラウド化、ペーパーレス化が企業のIT活用の一端となることだと考え、強くお勧めしております。できるだけ御社にそった形での提案を行えるよう、従業員一同研鑽を重ねておりますので、導入をご検討の段階でお声かけください。特定のシステムにとらわれず、コスト面や導入スピードの観点から、現実的なご提案をいたします。